Unir tablas (VLOOKUP)

¿Qué es VLOOKUP?

La función incorporada VLOOKUP es una de las funciones más poderosas de Excel. Pertenece a los tres más populares en Excel, después de SUM y AVERAGE. Su tarea es encontrar el valor deseado en la tabla de datos y mostrarlo en la celda especificada.

La sintaxis de la función incluye un valor de búsqueda (lo que está buscando), una tabla con una o más columnas (dónde buscar), un número de índice de columna (de qué columna devolver datos) y un tipo de búsqueda (un argumento adicional que te permite elegir un resultado aproximado o exacto).

La función VLOOKUP se usa comúnmente para análisis financiero, gestión de datos y trabajo con bases de datos. Con esta función, los usuarios pueden encontrar información rápida y fácilmente en un gran conjunto de datos, lo que puede ahorrar tiempo y mejorar la precisión.

La función VLOOKUP busca valores de forma vertical, es decir, entre filas (esto se indica con la primera letra V - Vertical). En Excel, también hay una función similar HLOOKUP, que tiene una funcionalidad similar, pero realiza una búsqueda horizontal (H - Horizontal) por columnas.

Un ejemplo de un problema

Supongamos que tenemos dos tablas con datos: una tabla de préstamos y una tabla de garantías:

Necesitamos insertar automáticamente la garantía en la tabla de préstamos, según el número de acuerdo, para realizar más informes.

Solución

En Excel en el conjunto estándar de funciones en la categoría Búsqueda y referencia hay una función VLOOKUP. Esta función busca el valor especificado (en nuestro ejemplo, el número de acuerdo) en la columna más a la izquierda de la tabla especificada (tabla de garantía) moviéndose de arriba a abajo y, al encontrarlos, muestra el valor de la celda adyacente (tipo de garantía del préstamo).). Esquemáticamente, el funcionamiento de la función se ve así:

Entonces, usemos la función VLOOKUP. Seleccione la celda donde se ingresará (E2) y abra el asistente de fórmulas (menú Insert - Function). En la categoría (Búsqueda y referencia), busque la función VLOOKUP y haga clic en Aceptar. Aparecerá una ventana para ingresar argumentos de función:

Rellénalos uno por uno:

• Búsqueda Value- el número del acuerdo que la función buscará en la columna más a la izquierda de la tabla de aprovisionamiento. En nuestro caso, el número de acuerdo "KF568" de la celda C2.
• Table Array- la tabla de la que obtendremos los valores requeridos es nuestra tabla de suministros. Como referencia, usaremos el rango $G$2:$H$11 (el rango se fija con un signo de dólar ($), para que no se mueva hacia abajo al copiar la fórmula).
• Column número de índice- el número de serie (¡no una letra!) de la columna de la tabla de provisiones, de la que tomaremos el nombre de la provisión. La primera columna de la tabla de provisión tiene el número de secuencia 1, por lo que debemos tomar el tipo de provisión de la segunda columna (número 2).
• Range Búsqueda- solo podemos ingresar dos valores en este campo: TRUE o FALSE:
  
  1) Si ingresamos el valor 0 o FALSE, en realidad significa que la búsqueda solo está permitida con una coincidencia exacta, es decir, si la función no encuentra el número de acuerdo en la tabla de aprovisionamiento (si no existe), entonces se mostrará el error #N/A (sin datos).
  
  2) Si ingresamos un valor de 1 o TRUE, significará que no sólo se permite la búsqueda exacta, sino también coincidencia aproximada. En la mayoría de los casos, esta sustitución aproximada puede provocar resultados falsos cuando VLOOKUP sustituye los valores de otras transacciones. Por lo tanto, debe utilizar la búsqueda aproximada solo para valores numéricos (preclasificados en orden ascendente).

Queda por presionar OK y copiar la función ingresada en toda la columna.

Desventajas de la función VLOOKUP

La principal desventaja es que la búsqueda del valor deseado sólo puede realizarse en la primera columna del rango dado, y la función puede devolver el valor deseado sólo en las columnas de la derecha.

La segunda desventaja de VLOOKUP es que la función deja de funcionar si elimina o agrega una columna a la tabla de búsqueda. Un elemento insertado o eliminado cambiará el resultado de la fórmula porque la sintaxis de la función requiere que especifique el rango completo y el número de columna específico del que desea extraer datos.

Además, la función VLOOKUP tiene un límite de longitud de búsqueda de 255 caracteres; de lo contrario, se devolverá el error #VALUE.

Problemas al trabajar con la función.

La función VLOOKUP devuelve un error (#N/A) si:

1. Se permite la búsqueda exacta (argumento Range Búsqueda=0) y el valor buscado no está en la tabla (Table).
2. Búsqueda aproximada permitida (Range Búsqueda=1), pero en la tabla (Table) en la que buscamos los valores, los nombres no están ordenados en orden ascendente.
3. El formato de la celda de la que tomamos el número de transacción (por ejemplo, C2 en nuestro caso) y el formato de la celda de la primera columna (G2:G11) de la tabla son diferentes (por ejemplo, numérico y texto). Esta situación es especialmente típica cuando se utilizan códigos numéricos en lugar de nombres textuales (números de cuenta, códigos de identificación, fechas, etc.). En este caso, puede utilizar las funciones VALUE y TEXT para convertir formatos de datos. Se parece a esto:
   =VLOOKUP(TEXT(C2);$G$2:$H$11;0).
4. La función no encuentra un valor porque el código contiene espacios y caracteres invisibles que no se imprimen (avances de cinta, etc.). En este caso, puedes utilizar la función de texto (TRIM) y (CLEAN) para eliminarlos:
   =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(C2));$G$2:$H$11;0).

Supresión de errores

Para suprimir el mensaje de error (#N/A) cuando la función no puede encontrar una coincidencia exacta, puede utilizar la función IFERROR. Esta función verifica si el error (#N/A) es el resultado de VLOOKUP y, de ser así, devuelve una cadena vacía ("") o nula; de lo contrario, el resultado de VLOOKUP.

Artículos sobre el tema:

• Función mejorada VLOOKUP (VLOOKUP2)
• VLOOKUP para combinación según dos condiciones (VLOOKUP3)
• Fusión rápida de tablas grandes (VLOOKUP2D)