तालिकाओं में शामिल हों (VLOOKUP)

VLOOKUP क्या है

अंतर्निहित फ़ंक्शन VLOOKUP Excel में सबसे शक्तिशाली फ़ंक्शन में से एक है। यह Excel में तीन सबसे लोकप्रिय में से एक है - SUM और AVERAGE के बाद। उसका कार्य डेटा तालिका में वांछित मान ढूंढना और उसे निर्दिष्ट सेल में प्रदर्शित करना है।

फ़ंक्शन सिंटैक्स में एक लुकअप मान (आप क्या खोज रहे हैं), एक या अधिक कॉलम वाली एक तालिका (कहां देखना है), एक कॉलम इंडेक्स नंबर (किस कॉलम से डेटा लौटाना है), और एक लुकअप प्रकार (एक अतिरिक्त तर्क) शामिल है जो आपको अनुमानित या सटीक परिणाम चुनने देता है)।

VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग आमतौर पर वित्तीय विश्लेषण, डेटा प्रबंधन और डेटाबेस के साथ काम करने के लिए किया जाता है। इस सुविधा का उपयोग करके, उपयोगकर्ता बड़े डेटा सेट में जानकारी जल्दी और आसानी से पा सकते हैं, जिससे समय की बचत हो सकती है और सटीकता में सुधार हो सकता है।

VLOOKUP फ़ंक्शन लंबवत रूप से, यानी पंक्तियों के बीच मानों की तलाश करता है (यह पहले अक्षर V - वर्टिकल द्वारा इंगित किया गया है)। Excel में, एक समान फ़ंक्शन HLOOKUP भी है, जिसकी कार्यक्षमता समान है, लेकिन कॉलम द्वारा क्षैतिज (H - क्षैतिज) खोज करता है।

किसी समस्या का एक उदाहरण

मान लीजिए कि हमारे पास डेटा वाली दो तालिकाएँ हैं - ऋण की एक तालिका और संपार्श्विक की एक तालिका:

हमें आगे की रिपोर्टिंग के लिए, अनुबंध संख्या के आधार पर, स्वचालित रूप से ऋण तालिका में संपार्श्विक सम्मिलित करने की आवश्यकता है।

समाधान

Excel में लुकअप और संदर्भ श्रेणी में फ़ंक्शन के मानक सेट में एक फ़ंक्शन VLOOKUP है। यह फ़ंक्शन ऊपर से नीचे की ओर बढ़ते हुए निर्दिष्ट तालिका (संपार्श्विक तालिका) के सबसे बाएं कॉलम में निर्दिष्ट मान (हमारे उदाहरण में, अनुबंध संख्या) की तलाश करता है और, उन्हें ढूंढते हुए, आसन्न सेल का मूल्य प्रदर्शित करता है (ऋण संपार्श्विक का प्रकार)). योजनाबद्ध रूप से, फ़ंक्शन का संचालन इस तरह दिखता है:

तो, आइए VLOOKUP फ़ंक्शन का उपयोग करें। उस सेल का चयन करें जहां इसे दर्ज किया जाएगा (ई2) और सूत्र विज़ार्ड खोलें (मेनू Insert - Function)। (लुकअप और संदर्भ) श्रेणी में, VLOOKUP फ़ंक्शन ढूंढें और ठीक पर क्लिक करें। फ़ंक्शन तर्क दर्ज करने के लिए एक विंडो दिखाई देगी:

इन्हें एक-एक करके भरें:

• लुकअप Value- अनुबंध की संख्या, जिसे फ़ंक्शन प्रावधान तालिका के सबसे बाएं कॉलम में खोजेगा। हमारे मामले में - सेल C2 से अनुबंध संख्या "KF568"।
• Table Array- जिस तालिका से हमें आवश्यक मान प्राप्त होंगे वह हमारी आपूर्ति तालिका है। संदर्भ के लिए, हम रेंज $G$2:$H$11 का उपयोग करेंगे (सीमा एक डॉलर चिह्न ($) के साथ तय की गई है, ताकि सूत्र की प्रतिलिपि बनाते समय यह नीचे की ओर न जाए)।
• Column सूचकांक संख्या- प्रावधान तालिका में कॉलम का क्रमांक (अक्षर नहीं!), जिससे हम प्रावधान का नाम लेंगे। प्रावधान तालिका के पहले कॉलम में अनुक्रम संख्या 1 है, इसलिए हमें दूसरे कॉलम (संख्या 2) से प्रावधान का प्रकार लेना होगा।
• Range लुकअप- हम इस फ़ील्ड में केवल दो मान दर्ज कर सकते हैं: TRUE या FALSE:
  
  1) यदि हम मान 0 या FALSe दर्ज करते हैं, तो इसका वास्तव में मतलब है कि केवल खोज की अनुमति है सटीक मिलान के साथ, अर्थात, यदि फ़ंक्शन को प्रावधान तालिका में अनुबंध संख्या नहीं मिलती है (यदि यह मौजूद नहीं है), तो त्रुटि #N/A (कोई डेटा नहीं) प्रदर्शित की जाएगी।
  
  2) यदि हम 1 या TRUE का मान दर्ज करते हैं, तो इसका मतलब यह होगा कि न केवल सटीक खोज की अनुमति है, बल्कि अनुमानित संयोग. ज्यादातर मामलों में, यह अनुमानित प्रतिस्थापन गलत परिणाम पैदा कर सकता है जब VLOOKUP अन्य लेनदेन के मूल्यों को प्रतिस्थापित करता है। इसलिए, आपको केवल संख्यात्मक मानों (आरोही क्रम में पूर्व-क्रमबद्ध) के लिए अनुमानित खोज का उपयोग करना चाहिए।

ओके दबाना और दर्ज किए गए फ़ंक्शन को पूरे कॉलम में कॉपी करना बाकी है।

VLOOKUP फ़ंक्शन के नुकसान

मुख्य नुकसान यह है कि वांछित मान की खोज केवल दी गई सीमा के पहले कॉलम में ही हो सकती है, और फ़ंक्शन केवल दाईं ओर के कॉलम से वांछित मान लौटा सकता है।

VLOOKUP का दूसरा नुकसान यह है कि यदि आप लुकअप तालिका में कोई कॉलम हटाते हैं या जोड़ते हैं तो फ़ंक्शन काम करना बंद कर देता है। एक सम्मिलित या हटाया गया तत्व सूत्र के परिणाम को बदल देगा क्योंकि फ़ंक्शन सिंटैक्स के लिए आवश्यक है कि आप संपूर्ण श्रेणी और विशिष्ट कॉलम संख्या निर्दिष्ट करें जिससे आप डेटा निकालना चाहते हैं।

साथ ही, VLOOKUP फ़ंक्शन की लुकअप लंबाई सीमा 255 वर्ण है, अन्यथा #VALUE त्रुटि वापस आ जाएगी!

फ़ंक्शन के साथ काम करते समय समस्याएँ

VLOOKUP फ़ंक्शन एक त्रुटि (#N/A) देता है यदि:

1. सटीक खोज की अनुमति है (तर्क) Range लुकअप=0) और खोजा गया मान तालिका (Table) में नहीं है।
2. अनुमानित खोज की अनुमति (Range लुकअप=1), लेकिन तालिका (Table) में जिसमें हम मान देखते हैं, नाम आरोही क्रम में क्रमबद्ध नहीं हैं।
3. उस सेल का प्रारूप जिससे हम लेनदेन संख्या लेते हैं (उदाहरण के लिए, हमारे मामले में C2) और तालिका के पहले कॉलम (G2:G11) के सेल का प्रारूप अलग-अलग हैं (उदाहरण के लिए, संख्यात्मक और पाठ)। यह स्थिति विशेष रूप से तब विशिष्ट होती है जब पाठ्य नामों (खाता संख्या, पहचान कोड, तिथियां, आदि) के बजाय संख्यात्मक कोड का उपयोग किया जाता है। इस स्थिति में, आप डेटा प्रारूपों को परिवर्तित करने के लिए VALUe और TEXT फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह इस तरह दिख रहा है:
   =VLOOKUP(TEXT(C2);$G$2:$H$11;0).
4. फ़ंक्शन को कोई मान नहीं मिलता क्योंकि कोड में रिक्त स्थान और अदृश्य गैर-मुद्रण वर्ण (टेप फ़ीड, आदि) शामिल हैं। इस स्थिति में, आप उन्हें हटाने के लिए टेक्स्ट फ़ंक्शन (TRIM) और (CLEAN) का उपयोग कर सकते हैं:
   =VLOOKUP(TRIM(CLEAN(C2));$G$2:$H$11;0).

त्रुटि दमन

जब फ़ंक्शन को सटीक मिलान नहीं मिल पाता है तो त्रुटि संदेश (#N/A) को दबाने के लिए, आप IFERROR फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यह फ़ंक्शन जांचता है कि क्या त्रुटि (#N/A) VLOOKUP का परिणाम है, और यदि हां, तो एक खाली स्ट्रिंग ("") या शून्य लौटाता है, अन्यथा VLOOKUP का परिणाम देता है।

विषय पर लेख:

• बेहतर फ़ंक्शन VLOOKUP (VLOOKUP2)
• VLOOKUP दो शर्तों के अनुसार संयोजन के लिए (VLOOKUP3)
• बड़ी तालिकाओं का त्वरित विलय (VLOOKUP2D)