يعد Pivot Table (Pivot Table) أداة قوية لحساب البيانات وتلخيصها وتحليلها، حيث تتيح لك رؤية المقارنات والأنماط والاتجاهات في بياناتك.
تخيل أنك بحاجة إلى إعداد تقرير تحليلي قصير لاتخاذ القرار من جدول كبير يحتوي على الكثير من المعلومات المختلفة. لنفترض أن لديك بيانات تعرض معلومات عن محفظة قروض البنك، حيث يتم تسجيل معلومات مفصلة عن كل مقترض.
لنفترض أنه تم تحميل الجدول التالي من قاعدة البيانات إلى Excel لتحليل محفظة القروض:
يحتوي كل سطر على معلومات كاملة حول اتفاقية ائتمان واحدة:
وبطبيعة الحال، إذا كان مديرو المبيعات يعرفون أعمالهم ويعملون بجد، فسيتم إضافة عدة عشرات من الأسطر إلى هذا الجدول كل يوم، وبحلول نهاية عام أو ربع على الأقل، سيصبح حجم الجدول وحشية.
ومع ذلك، فإن الرعب الأكبر سوف يجعلك بحاجة إلى إنشاء تقارير بناءً على هذه البيانات. كم عدد القروض التي تم إصدارها كل شهر؟ ما هو حجم محفظة القروض من حيث الإقراض من حيث الكمية والمبلغ؟ العشرة الأوائل المقترضين؟ إلخ.
يمكن الحصول على إجابات لجميع الأسئلة بسهولة أكبر مما تعتقد. حوالي ثلاث دقائق. مع واحدة من أروع الأدوات Microsoft Excel — الجداول الموجزة .
دعنا نذهب...
خذ في الاعتبار تلميحات إعداد البيانات التالية قبل إنشاء PivotTables:
حدد جدول البيانات بالكامل وانقر على القائمة إدراج - جدول ملخص (Inser - PivotTable ).
سيظهر مربع الحوار هذا، حيث يمكننا اختيار مكان وضع الجدول المحوري وضبط نطاق البيانات.
افتراضيًا، يختار Excel وضع الجدول المحوري على ورقة جديدة (New Worksheet)، ولكن يمكننا، إذا لزم الأمر، تحديد ورقة المصنف الحالية أو أي ورقة مصنف أخرى يدويًا (Existing Worksheet). من الأفضل اختيار ورقة جديدة لهذا - فلا يوجد خطر من أن "يتداخل" الجدول الموحد مع القائمة الأصلية وسنحصل على مجموعة من الروابط الدائرية. اضغط على الزر OK وانتقل إلى المرحلة الأكثر إثارة للاهتمام، وهي مرحلة إنشاء تقريرنا.
ما ستراه بعد النقر فوق الزر OK يسمى تخطيط (layout) لجدول الملخص:
ليس من الصعب العمل معه - تحتاج إلى سحب أسماء الأعمدة (الحقول) بالماوس من نافذة قائمة الحقول في جدول الملخص (PivotTable Field List) في المنطقة:
التحذير الوحيد هو أن تفعل ذلك بشكل أكثر دقة، لا تفوت! دعنا نذهب...
في عملية السحب، سيبدأ الجدول الموحد في تغيير مظهره أمام عينيك، ويعرض البيانات التي تحتاجها. بعد عبور جميع الحقول الأربعة التي نحتاجها من القائمة، يجب أن تحصل على تقرير جاهز تقريبًا. يبقى فقط لتنسيقه بشكل جيد.
حدد تنسيق الجدول المحوري في قائمة PivotTables Tools - Design:
لكن نحصل على الشكل التالي:
الأمر ليس بهذا التعقيد، أليس كذلك؟
العيب الوحيد للجداول التلخيصية هو عدم وجود تحديث تلقائي (إعادة الحساب) عندما تتغير البيانات الموجودة في القائمة الأصلية. لإجراء مثل هذا الحساب، من الضروري النقر على جدول الملخص بزر الفأرة الأيمن وتحديد الأمر في قائمة السياق تحديث (Refresh) .