Le tableau croisé dynamique (Pivot Table) est un outil puissant pour calculer, résumer et analyser des données qui vous permet de voir des comparaisons, des modèles et des tendances dans vos données.
Imaginez que vous ayez besoin de rédiger un court rapport analytique pour prendre une décision à partir d'un grand tableau contenant de nombreuses informations différentes. Supposons que vous disposiez de données affichant des informations sur le portefeuille de prêts de la banque, où des informations détaillées sur chaque emprunteur sont enregistrées.
Supposons que le tableau suivant soit chargé depuis la base de données dans Excel pour analyser le portefeuille de prêts :
Dans celui-ci, chaque ligne individuelle contient des informations complètes sur un contrat de crédit :
Naturellement, si les directeurs commerciaux connaissent leur métier et travaillent dur, alors chaque jour plusieurs dizaines de lignes seront ajoutées à ce tableau, et d'ici la fin, par exemple, d'un an ou au moins d'un trimestre, la taille du tableau deviendra monstrueux.
Cependant, une horreur encore plus grande vous obligera à créer des rapports basés sur ces données. Combien de prêts ont été émis chaque mois ? Quelle est la taille du portefeuille de prêts en termes de quantité et de montant ? Les dix principaux emprunteurs ? etc.
Les réponses à toutes les questions peuvent être obtenues plus facilement que vous ne le pensez. Environ trois minutes. Avec l'un des outils les plus étonnants Microsoft Excel — Tableaux récapitulatifs .
Allons-y...
Tenez compte des conseils de préparation des données suivants avant de créer des tableaux croisés dynamiques :
Sélectionnez l'intégralité de notre tableau de données et cliquez sur le menu Insérer - Tableau récapitulatif (Insert - PivotTable ).
Cette boîte de dialogue apparaîtra, dans laquelle nous pouvons choisir où placer notre tableau croisé dynamique et ajuster la plage de données.
Par défaut, Excel choisit de placer le tableau croisé dynamique sur une nouvelle feuille (New Worksheet), mais on peut, si nécessaire, sélectionner manuellement la feuille de classeur actuelle ou toute autre feuille (Existing Worksheet). Il est préférable de choisir une nouvelle feuille pour cela - il n'y a alors aucun risque que le tableau consolidé "se chevauche" avec la liste d'origine et que nous obtenions un tas de liens circulaires. Appuyez sur le bouton OK et passez à l'étape la plus intéressante, l'étape de construction de notre rapport.
Ce que vous verrez après avoir cliqué sur le bouton OK s'appelle la mise en page (layout) du tableau récapitulatif :
Il n'est pas difficile de travailler avec - vous devez faire glisser les noms des colonnes (champs) avec la souris depuis la fenêtre Liste des champs du tableau récapitulatif (PivotTable Field List) dans la zone :
Le seul bémol est de le faire plus précisément, ne manquez pas ! Allons-y...
Au cours du processus de glissement, le tableau consolidé commencera à changer d'apparence sous vos yeux, affichant les données dont vous avez besoin. Après avoir coché les quatre champs dont nous avons besoin dans la liste, vous devriez obtenir un rapport presque prêt. Il ne reste plus qu'à bien le formater.
Sélectionnez le formatage du tableau croisé dynamique dans le menu PivotTables Tools - Design :
Mais on obtient le look suivant :
Ce n'est pas si compliqué, n'est-ce pas ?
Le seul inconvénient des tableaux récapitulatifs est le manque de mise à jour automatique (recalcul) lorsque les données de la liste d'origine changent. Pour effectuer un tel calcul, il faut cliquer sur le tableau récapitulatif avec le bouton droit de la souris et sélectionner la commande dans le menu contextuel Mise à jour (Refresh) .