Tabela przestawna (Pivot Table) to potężne narzędzie do obliczania, podsumowywania i analizowania danych, które pozwala zobaczyć porównania, wzorce i trendy w danych.
Wyobraź sobie, że musisz sporządzić krótki raport analityczny w celu podjęcia decyzji na podstawie dużej tabeli zawierającej wiele różnych informacji. Załóżmy, że dysponujesz danymi wyświetlającymi informacje o portfelu kredytowym Banku, gdzie zapisane są szczegółowe informacje o każdym kredytobiorcy.
Załóżmy, że z bazy danych do Excel ładowana jest poniższa tabela w celu analizy portfela kredytowego:
W nim każda linia zawiera pełne informacje na temat jednej umowy kredytowej:
Oczywiście, jeśli menedżerowie sprzedaży znają swój biznes i ciężko pracują, codziennie do tej tabeli będzie dodawanych kilkadziesiąt linii, a pod koniec na przykład roku lub co najmniej kwartału rozmiar stołu stanie się potworny.
Jednak jeszcze większy horror spowoduje konieczność tworzenia raportów w oparciu o te dane. Ile pożyczek zostało udzielonych każdego miesiąca? Jaka jest wielkość portfela kredytowego pod względem ilości i kwoty akcji kredytowej? Dziesięć największych pożyczkobiorców? itp.
Odpowiedzi na wszystkie pytania można uzyskać łatwiej niż myślisz. Około trzech minut. Z jednym z najbardziej niesamowitych narzędzi Microsoft Excel — Tabele podsumowujące .
Chodźmy...
Przed utworzeniem tabel przestawnych rozważ następujące wskazówki dotyczące przygotowania danych:
Wybierz całą naszą tabelę danych i kliknij menu Wstaw - tabela podsumowująca (Insert - PivotTable ).
Pojawi się okno dialogowe, w którym możemy wybrać miejsce umieszczenia naszej tabeli przestawnej oraz dostosować zakres danych.
Domyślnie Excel umieszcza tabelę przestawną na nowym arkuszu (New Worksheet), ale w razie potrzeby możemy ręcznie wybrać bieżący lub dowolny inny arkusz skoroszytu (Existing Worksheet). Lepiej wybrać do tego nowy arkusz – wtedy nie ma ryzyka, że skonsolidowana tabela „pokryje się” z pierwotną listą i otrzymamy masę okrągłych linków. Naciśnij przycisk OK i przejdź do najciekawszego etapu, czyli etapu tworzenia naszego raportu.
To, co zobaczysz po kliknięciu przycisku OK, nazywa się układem (layout) tabeli podsumowań:
Praca z tym nie jest trudna - należy przeciągnąć myszką nazwy kolumn (pól) z okna Lista pól tabeli podsumowującej (PivotTable Field List) w obszar:
Jedyne zastrzeżenie to zrobić to dokładniej, nie przegap! Chodźmy...
W trakcie przeciągania skonsolidowana tabela zacznie zmieniać swój wygląd na Twoich oczach, wyświetlając potrzebne dane. Po przekroczeniu wszystkich czterech potrzebnych nam pól z listy powinniśmy otrzymać prawie gotowy raport. Pozostaje tylko dobrze go sformatować.
Wybierz formatowanie tabeli przestawnej w menu PivotTables Tools - Design:
Ale otrzymujemy następujący wygląd:
To nie jest takie skomplikowane, prawda?
Jedyną wadą tabel zbiorczych jest brak automatycznej aktualizacji (przeliczenia) w przypadku zmiany danych na oryginalnym zestawie. Aby wykonać takie obliczenie należy kliknąć prawym przyciskiem myszy tabelę podsumowującą i wybrać polecenie z menu kontekstowego Aktualizacja (Refresh) .