La tabla dinámica (Pivot Table) es una poderosa herramienta para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en sus datos.
Imagine que necesita realizar un breve informe analítico para la toma de decisiones a partir de una tabla grande que contiene mucha información diferente. Supongamos que tiene datos que muestran información sobre la cartera de préstamos del banco, donde se registra información detallada de cada prestatario.
Supongamos que la siguiente tabla se carga desde la base de datos en Excel para analizar la cartera de préstamos:
En él, cada línea individual contiene información completa sobre un contrato de crédito:
Naturalmente, si los gerentes de ventas conocen su negocio y trabajan duro, todos los días se agregarán varias decenas de líneas a esta tabla y, al final de, por ejemplo, un año o al menos un trimestre, el tamaño de la tabla será monstruoso.
Sin embargo, un horror aún mayor le causará la necesidad de crear informes basados en estos datos. ¿Cuántos préstamos se otorgaron cada mes? ¿Cuál es el tamaño de la cartera de préstamos en términos de préstamos por cantidad y monto? ¿Diez principales prestatarios? etc.
Las respuestas a todas las preguntas se pueden obtener más fácilmente de lo que cree. Unos tres minutos. Con una de las herramientas más sorprendentes Microsoft Excel — Tablas resumen .
Vamos...
Considere los siguientes consejos de preparación de datos antes de crear tablas dinámicas:
Selecciona toda nuestra tabla de datos y haz clic en el menú Insertar - Tabla resumen (Insert - PivotTable ).
Aparecerá este cuadro de diálogo, en el que podremos elegir dónde colocar nuestra tabla dinámica y ajustar el rango de datos.
De forma predeterminada, Excel elige colocar la tabla dinámica en una hoja nueva (New Worksheet), pero podemos, si es necesario, seleccionar manualmente la hoja actual o cualquier otra hoja del libro (Existing Worksheet). Es mejor elegir una hoja nueva para esto; entonces no hay riesgo de que la tabla consolidada se "superponga" con la lista original y obtengamos un montón de enlaces circulares. Presione el botón OK y pase a la etapa más interesante, la etapa de construcción de nuestro informe.
Lo que verá después de hacer clic en el botón OK se llama diseño (layout) de la tabla de resumen:
Trabajar con él no es difícil: debe arrastrar los nombres de las columnas (campos) con el mouse desde la ventana Lista de campos de la tabla de resumen (PivotTable Field List) al área:
La única advertencia es hacerlo con mayor precisión, ¡no te lo pierdas! Vamos...
En el proceso de arrastre, la tabla consolidada comenzará a cambiar su apariencia ante sus ojos, mostrando los datos que necesita. Después de cruzar los cuatro campos que necesitamos de la lista, debería obtener un informe casi listo. Sólo queda formatearlo bien.
Seleccione el formato de la tabla dinámica en el menú PivotTables Tools - Design:
Pero obtenemos el siguiente aspecto:
No es tan complicado, ¿verdad?
El único inconveniente de las tablas de resumen es la falta de actualización automática (nuevo cálculo) cuando cambian los datos de la lista original. Para realizar dicho cálculo, es necesario hacer clic en la tabla resumen con el botón derecho del mouse y seleccionar el comando en el menú contextual. Actualizar (Refresh) .