पिवट टेबल (Pivo Table) डेटा की गणना, सारांश और विश्लेषण करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है जो आपको अपने डेटा में तुलना, पैटर्न और रुझान देखने देता है।
कल्पना करें कि आपको निर्णय लेने के लिए एक बड़ी तालिका से एक छोटी विश्लेषणात्मक रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता है जिसमें बहुत सी अलग-अलग जानकारी शामिल है। मान लीजिए कि आपके पास डेटा है जो बैंक के ऋण पोर्टफोलियो पर जानकारी प्रदर्शित करता है, जहां प्रत्येक उधारकर्ता के बारे में विस्तृत जानकारी दर्ज की जाती है।
आइए मान लें कि ऋण पोर्टफोलियो का विश्लेषण करने के लिए निम्नलिखित तालिका को डेटाबेस से Excel में लोड किया गया है:
इसमें, प्रत्येक व्यक्तिगत पंक्ति में एक क्रेडिट समझौते के बारे में पूरी जानकारी होती है:
स्वाभाविक रूप से, यदि बिक्री प्रबंधक अपने व्यवसाय को जानते हैं और कड़ी मेहनत करते हैं, तो हर दिन इस तालिका में कई दसियों पंक्तियाँ जोड़ी जाएंगी, और उदाहरण के लिए, एक वर्ष या कम से कम एक चौथाई के अंत तक, तालिका का आकार बन जाएगा राक्षसी.
हालाँकि, इससे भी अधिक भयावहता के कारण आपको इस डेटा के आधार पर रिपोर्ट बनाने की आवश्यकता होगी। प्रत्येक माह कितने ऋण जारी किए गए? मात्रा और राशि के आधार पर ऋण देने के संदर्भ में ऋण पोर्टफोलियो का आकार क्या है? शीर्ष दस उधारकर्ता? वगैरह।
सभी प्रश्नों के उत्तर आपकी सोच से कहीं अधिक आसानी से प्राप्त किये जा सकते हैं। लगभग तीन मिनट. सबसे अद्भुत टूल में से एक के साथ Microsoft Excel — सारांश सारणी .
चल दर...
PivotTables बनाने से पहले निम्नलिखित डेटा तैयारी युक्तियों पर विचार करें:
हमारी संपूर्ण डेटा तालिका चुनें और मेनू पर क्लिक करें सम्मिलित करें - सारांश तालिका (Insert - PivotTable ).
यह डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जिसमें हम चुन सकते हैं कि हमें अपनी पिवट टेबल कहां रखनी है और डेटा रेंज को समायोजित करना है।
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल पिवट टेबल को एक नई शीट (New Workshield) पर रखना चुनता है, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो हम मैन्युअल रूप से वर्तमान या किसी अन्य कार्यपुस्तिका शीट (Existing Workshield) का चयन कर सकते हैं। इसके लिए एक नई शीट चुनना बेहतर है - फिर कोई जोखिम नहीं है कि समेकित तालिका मूल सूची के साथ "ओवरलैप" हो जाएगी और हमें परिपत्र लिंक का एक गुच्छा मिलेगा। OK बटन दबाएँ और सबसे दिलचस्प चरण, हमारी रिपोर्ट के निर्माण चरण, पर आगे बढ़ें।
OK बटन पर क्लिक करने के बाद आप जो देखेंगे उसे सारांश तालिका का लेआउट (layout) कहा जाता है:
इसके साथ काम करना मुश्किल नहीं है - आपको क्षेत्र में सारांश तालिका (PivotTable Field List) के फ़ील्ड की सूची से माउस के साथ कॉलम (फ़ील्ड) के नाम खींचने की आवश्यकता है:
एकमात्र चेतावनी यह है कि इसे अधिक सटीकता से करें, चूकें नहीं! चल दर...
खींचने की प्रक्रिया में, समेकित तालिका आपकी आंखों के सामने अपना स्वरूप बदलना शुरू कर देगी, और आपके लिए आवश्यक डेटा प्रदर्शित करेगी। सूची से हमें आवश्यक सभी चार फ़ील्ड पार करने के बाद, आपको लगभग तैयार रिपोर्ट मिलनी चाहिए। यह केवल इसे अच्छी तरह से प्रारूपित करने के लिए ही रहता है।
PivotTables Tools - Design मेनू में पिवट तालिका का स्वरूपण चुनें:
लेकिन हमें निम्नलिखित रूप मिलता है:
यह उतना जटिल नहीं है, है ना?
सारांश तालिकाओं का एकमात्र दोष मूल सूची में डेटा बदलने पर स्वचालित अद्यतन (पुनर्गणना) की कमी है। ऐसी गणना करने के लिए, दाएँ माउस बटन से सारांश तालिका पर क्लिक करना और संदर्भ मेनू में कमांड का चयन करना आवश्यक है अद्यतन (Refresh) .