ВВЕРХ

Создание сводных таблиц (PivotTables)

Описание

Сводная таблица (Pivot Table) — это мощный инструмент для вычисления, обобщения и анализа данных, позволяющий просматривать сравнения, закономерности и тенденции в ваших данных.

Представьте, что вам нужно из обширной таблицы, содержащей множество разнообразной информации, сделать краткий аналитический отчет для принятия решений. Предположим, у вас есть данные, где отображается информация по кредитному портфелю Банка, где есть записанная подробная информация по каждому заемщику.


Пример задачи

Предположим, что для анализа кредитного портфеля из базы данных в Excel выгружается вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одном кредитном соглашении:

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и вкалывают всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими.

Тем не менее еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Сколько кредитов выдали в каждом месяце? Какова величина кредитного портфеля в разрезе направлений кредитования по количеству и сумме? Десять самых больших заемщиков? и т.д.

Ответы на все вопросы можно получить легче, чем вы думаете. Минуты так за три, примерно. С помощью одного из наиболее потрясающих инструментов Microsoft Excel — Сводных таблиц .

Уехали...

Подготовка данных

Примите во внимание следующие советы при подготовке данных перед созданием Сводных таблиц:

Создание Сводной таблицы

Выделяем всю нашу таблицу с данными и жмем в меню Вставка - Сводная таблица (Insert - PivotTable ).

Появится такое диалоговое окно, в котором мы можем выбрать куда поместить нашу сводную таблицу и скорректировать диапазон данных.

По умолчанию Эксель выбирает поместить сводную таблицу на новый лист (New Worksheet), однако мы можем в случае необходимости вручную выбрать текущий или любой другой лист книги (Existing Worksheet). Лучше для этого выбирать новый лист – тогда нет риска что сводная таблица "перекроется" с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку OK и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите, нажав кнопку OK называется макет (layout) сводной таблицы:

Работать с ним несложно – надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (PivotTable Field List) в области:

Единственный нюанс – делайте это точнее, не промахнитесь! Уехали...

В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все четыре нужные нам поля из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. Останется только его хорошо отформатировать.

Форматирование Сводной таблицы

Выбираем форматирование сводной таблицы в меню PivotTables Tools – Design:

И получаем следующий вид:

Не так ли это все и сложно, не правда ли?

Недостатки

Единственный недостаток сводных таблиц – отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Статьи по теме: