Crearea tabelelor pivot (PivotTables)

Descriere

Tabel rezumat (Pivot Table) este un instrument puternic de calcul, rezumat și analiză a datelor care vă permite să vedeți comparații, modele și tendințe în datele dvs.

Imaginați-vă că trebuie să faceți un scurt raport analitic pentru luarea deciziilor dintr-un tabel mare care conține o mulțime de informații diferite. Să presupunem că aveți date care afișează informații despre portofoliul de credite al Băncii, unde sunt înregistrate informații detaliate despre fiecare împrumutat.

Un exemplu de problemă

Să presupunem că următorul tabel este încărcat din baza de date în Excel pentru a analiza portofoliul de credite:

În ea, fiecare linie individuală conține informații complete despre un contract de credit:

• numele împrumutatului;
• numărul acordului;
• data emiterii și data rambursării împrumutului;
• tipul de împrumut;
• sumă împrumutată

Desigur, dacă managerii de vânzări își cunosc afacerea și muncesc din greu, atunci în fiecare zi vor fi adăugate câteva zeci de rânduri la acest tabel, iar până la sfârșitul, de exemplu, a unui an sau cel puțin un sfert, dimensiunea tabelului va deveni monstruos.

Cu toate acestea, o groază și mai mare vă va determina nevoia de a crea rapoarte pe baza acestor date. Câte împrumuturi au fost acordate în fiecare lună? Care este dimensiunea portofoliului de credite din punct de vedere al creditării în funcție de cantitate și sumă? Primii zece debitori? etc.

Răspunsurile la toate întrebările pot fi obținute mai ușor decât credeți. Aproximativ trei minute. Cu unul dintre cele mai uimitoare instrumente Microsoft Excel — Tabele rezumative .

Să mergem...

Pregătirea datelor

Luați în considerare următoarele sfaturi pentru pregătirea datelor înainte de a crea tabele pivot:

• utilizați date tabelare curate pentru cele mai bune rezultate;
• plasați datele în coloane, nu în rânduri;
• asigurați-vă că toate coloanele au antete cu o linie de legende unice nevide pentru fiecare coloană. Evitați rândurile de antet duplicate sau celulele îmbinate;
• formatează datele ca „masa inteligentă Excel” (faceți clic oriunde pe datele dvs., apoi selectați „Inserare” - „Tabel” ( Insert - Table ) în meniul panglică (ribbon);
• dacă aveți date complexe sau imbricate (cum ar fi un tabel încrucișat), utilizați Power Query pentru a le converti (de exemplu, puteți utiliza o macrocomandă pentru anulați rezumatul datelor ) astfel încât acestea să fie organizate în coloane cu un singur rând de antet.

Crearea unui tabel pivot

Selectați întregul nostru tabel de date și faceți clic pe meniu Inserare - Tabel rezumat ( Insert - PivotTable ).

Va apărea această casetă de dialog, în care putem alege unde să plasăm tabelul nostru pivot și să ajustam intervalul de date.

În mod implicit, Excel alege să plaseze tabelul pivot pe o foaie nouă (New Worksheet) , dar putem, dacă este necesar, să selectăm manual foaia curentă sau orice altă foaie a cărții (Existing Worksheet) . Este mai bine să alegeți o foaie nouă pentru aceasta - atunci nu există riscul ca tabelul rezumat să se „suprapună” cu lista originală și vom obține o grămadă de link-uri ciclice. apasa butonul OK și trecem la partea cea mai interesantă - etapa construirii raportului nostru.

Lucrul cu aspectul

Ce vei vedea după apăsarea butonului OK numit layout (layout) tabel rezumativ:

Este ușor să lucrați cu el - trebuie să trageți numele coloanelor (câmpurilor) din fereastră cu mouse-ul Lista câmpurilor din tabelul rezumativ (PivotTable Field List) în regiunea:

• rânduri (Row Labels);
• coloane (Column Labels);
• filtre (Report Filter);
• date de aspect (Values).

Singurul avertisment este să o faceți mai precis, nu ratați! Să mergem...

În procesul de glisare, tabelul consolidat va începe să-și schimbe aspectul în fața ochilor tăi, afișând datele de care aveți nevoie. După ce treceți toate cele patru câmpuri de care avem nevoie din listă, ar trebui să obțineți un raport aproape gata. Rămâne doar să-l formatăm bine.

Formatarea tabelului pivot

Selectați formatarea tabelului rezumat din meniu PivotTables Tools - Design :

Dar obținem următorul aspect:

Nu este atât de complicat, nu-i așa?

Dezavantaje

Singurul dezavantaj al tabelelor rezumative este lipsa actualizării automate (recalculare) atunci când datele din lista originală se modifică. Pentru a efectua un astfel de calcul, este necesar să faceți clic pe tabelul rezumat cu butonul drept al mouse-ului și să selectați comanda din meniul contextual Actualizați (Refresh) .

Articole pe tema:

• Unpivottables (Unpivot)
• PowerPivot - o aplicație pentru extinderea capabilităților tabelelor pivot