在实践中，经常会出现创建多个相同类型文档的任务，例如邮寄信件。同时，信件中只有通讯员的姓名和地址发生了变化，内容对每个人来说都保持不变。 Microsoft Office 为此有一个“合并”机制。此外，您不仅可以对信件使用合并，还可以对任何其他文档（例如合同、订单等）使用合并。
假设我们有一个像这样的表Excel：
它存储有关我们公司主要客户的信息（地址、姓名等），我们希望借助 Word 中的这样一封祝贺信来祝贺他们另一个节日：
任务是自动为每个人创建一封单独的信件，其中将插入客户公司的全名和名称，以便可以打印这些信件。在 Microsoft Office 术语中，这样的过程称为 合并 (Mail Merge) 。
包含客户列表的表必须满足一些简单的条件：
这里一切都更简单 - 您需要一个常规的 Word 文档，其中留有空格，用于插入 Excel 列表中的字段。
在 Word 中打开信件模板并在选项卡上运行分步合并向导 邮寄 (Mailings) 按钮 开始合并 (Start Mail Merge) - 分步合并向导 (Step-by-Step Merge Wizard) :
在 Word 2003 及更早版本中，可以从菜单中使用此命令 服务 - 信件和邮件 - 合并向导 (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) 。
接下来是 6 个阶段的过程（在它们之间切换 - 借助按钮 向前 (Next) 和 后退 (Back) 位于任务区域的右下角）。
在此步骤中，用户必须选择合并后他想要在输出处接收的文档类型。我们的选择是 信件 (Letters) 。
在此步骤中，需要确定哪个文档将作为所有相同类型的未来消息的基础（准备）。我们选择 - 当前文件 (Current document) 。
在此步骤中，我们将 Excel 中的客户列表连接到 Word 文档。我们选择 使用列表 然后按 审查 (Browse) ，之后，在文件打开对话框中，我们指示包含客户端列表的文件所在的位置。选择数据源后，Word 允许使用窗口过滤、排序和手动选择记录 合并的接收者 :
在此阶段，用户必须指出连接列表中的数据在文档中的确切位置。为此，您需要将光标设置在信件的插入位置并使用链接 其他元素 - 它显示列表中所有字段的完整集合，我们从中选择所需的字段进行插入：
因此，在插入所有合并字段后，我们应该得到类似的结果：
在此阶段，用户已经可以使用箭头按钮预览融合结果。如有必要，您还可以从集合中排除任何收件人。
单击链接 印刷 将导致所有合并结果立即发送到打印机，而不输出到屏幕。
如果您需要保存合并后创建的文档以供以后使用，或者需要手动编辑某些文档，那么最好使用链接 更改部分字母 (Edit individual letters) ，这会将合并结果输出到单独的文件中：
收到的文档可以根据需要发送进行打印或编辑和保存，以便将来发送类似的邮件。